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OpaccOne SmartDocument:
Daten-Bewirtschaftung und
Daten-Pflege mit Excel.

Aktuelle und vollständige Adress- und Artikel-Stammdaten bilden das Rückgrat eines ERP-Systems, auch bei OpaccOne. Das Anlegen und Pflegen dieser Daten war bisher aus Gründen der Technologie und der Konsistenz nur innerhalb von OpaccOne oder via Importprozeduren möglich. Mit OpaccOne SmartDocument lässt sich die Bewirtschaftung und Pflege von Stammdaten direkt in Excel vornehmen. Die OpaccOne Application Services stellen dabei jederzeit die Konsistenz der Daten sicher.

Die Ausgangslage

In zahlreichen Branchen wird die Vielfalt der Produkte und Leistungen grösser, während ihre Lebenszyklen abnehmen. Das bedeutet, dass sich Kunden-, Lieferanten-, Artikel- und Leistungsstammdaten immer schneller ändern. Zusätzlich fordert die Veränderung von Marktgegebenheiten, Wechselkursen oder der Einkaufskonditionen die Preiskalkulation heraus. Immer mehr Ressourcen sind für die Bewirtschaftung und Pflege der Daten im ERP-System erforderlich. Ein Teil des Bearbeitungsaufwands lässt sich durch die elektronische Integration von Lieferanten- und Kundensystemen (Edifact, BizTalk etc.) auffangen. Aber der Löwenanteil muss von internen Fachkräften oft sehr aufwändig und möglichst fehlerfrei bewältigt werden.

Die Lösung

Mit OpaccOne SmartDocument lassen sich Stammdaten schnell und einfach in Excel bearbeiten. Dabei stehen alle Datentypen und alle Attribute zur Verfügung. Sie werden von den OpaccOne Application Services als "Preselektionen" direkt im Microsoft® Office Excel importiert, wobei alle bekannten Filter- und Sortiermöglichkeiten von OpaccOne zur Verfügung stehen. Die vorselektierten Stammdaten können so ohne weiteren Ballast in der vertrauten Umgebung von Excel gesichtet, geprüft, überarbeitet und wieder in OpaccOne zurückgeführt werden.

Der Einsatz

Die Vorselektion und Vordefinition der zu bearbeitenden Daten erfolgt innerhalb der OpaccOne BackOffice Anwendung. Für das Arbeiten innerhalb von OpaccOne SmartDocument stehen grundsätzlich alle Dateitypen, Attribute, (Einkaufspreise, Verkaufspreise, Bezeichnungen, Gruppierungen, Kalkulationsverfahren etc.) Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Verfügung. Mit den Preselektionen lassen sich spezifisch abgegrenzte Aufträge oder Aufgaben einzelnen Mitarbeitern oder externen Stellen zuordnen.

Ein Beispiel

Die Verkaufspreise ausgewählter Artikel sollen auf der Basis der Einkaufspreise neu berechnet werden. Innerhalb von OpaccOne BackOffice werden in einem Artikelpool die gewünschten Artikel mittels ausgefeilter Selektions verfahren zu einer Preisliste zusammengefasst sowie die Attribute bestimmt. Damit ist die Preselektion bereits erfolgt.

In Excel wird der vorbereitete Artikelpool aufgerufen, worauf die Artikel mit den gewählten Attributen sofort erscheinen. Mit einer Excel Formel wird der Verkaufspreis auf der Basis des Einkaufspreises angepasst. Sämtliche Kalkulationsmöglichkeiten von Excel sind verwendbar, Artikelangaben lassen sich auch manuell verändern. Geänderte Artikeldaten werden optisch hervorgehoben. Geänderte Daten können in OpaccOne jederzeit aktualisiert werden, und die grüne Farbe zeigt die erfolgreiche Aktualisierung an. Und damit stehen die Artikel mit den neuen Verkaufspreisen in OpaccOne bereit.

Die Implementierung

Die SmartDocument-Technologie von Microsoft, die OpaccOne Softwarearchitektur sowie die OpaccOne Application Services bilden den Schlüssel dieser effizienten Weise der Datenbearbeitung. Die "Service-oriented Software Architecture" von OpaccOne erlaubt den ebenso einfachen wie sicheren Zugriff auf die Daten. In Excel gelten somit exakt dieselben Businessregeln wie bei der Bearbeitung direkt in OpaccOne.

Das Resultat

Deutlich weniger Aufwand für die Pflege von OpaccOne Daten.

Umfassende Selektionsmöglichkeiten in OpaccOne und die gewohnten Excel Werkzeuge reduzieren den Aufwand für eine schnelle und fehlerfreie Bearbeitung.

Vertraute Arbeitsumgebung von Excel und OpaccOne.

OpaccOne und Excel verwenden dasselbe intuitive Bedienungskonzept. Anwender können ohne lange Erklärungen rasch und sicher mit der Lösung arbeiten.

Jederzeit Konsistenz durch die OpaccOne Application Services.

Die Datenkommunikation von oder nach Excel erfolgt immer über die OpaccOne Application Services. Damit sind die Plausibilität und die Konsistenz der Daten jederzeit gegeben.

OpaccOne Artikelpool mit allen Artikeln und Attributen, die in Excel angezeigt und bearbeitet werden sollen.

OpaccOne SmartDocument: Sichere Online-Bearbeitung von OpaccOne Stammdaten (hier Artikel).

Voraussetzung

• OpaccOne® 10 (oder höher).

• Microsoft Office Professional (2003 oder höher).