Opacc://OpaccOne> Exchange Integration

Option: OpaccOne Exchange Integration.
Für Termine, Zeiten, Aufgaben und Tätigkeiten 
von Mitarbeitenden, Gruppen, Teams 
oder der ganzen Belegschaft.
 

Worum geht es? Die firmeninterne Kommunikation erfolgt seit mehreren Jahren zunehmend auf dem elektronischen Wege. Der Microsoft Exchange-Server mit Outlook ist die zur Zeit verbreitetste Plattform. Dabei geht es nicht nur um den E-Mail-Verkehr und Terminhandhabungen. Vermehrt erfolgt hierin auch eine planerisch/dispositive Nutzung für Einsätze, Aufgaben und Tätigkeiten von einzelnen Mitarbeitern, von Teams oder Gruppen, oder gar von allen Mitarbeitenden. So ist der Wunsch naheliegend, dass die innerhalb von Business-Software-Systemen bearbeiteten oder verwalteten mitarbeiter- oder teambezogenen Aufgaben und Einsätze auch innerhalb dieser Firmen-Kommunikations-Gesamtplattform einzusehen und auch disponibel bearbeitbar sind.

Die Integration zwischen OpaccOne und Exchange ist direkt vom OpaccOne Business Server zum Exchange Server realisiert. Sie ist somit server- und nicht clientbasiert. So erfolgt eine Synchronisierung von OpaccOne mit Exchange, unabhängig davon, ob die Plan-Kontakte oder die Arbeiten in BackOffice oder in FrontOffice erstellt wurden. OpaccOne Exchange Integration ist eine Option und nicht Bestandteil des Standard-Umfanges von OpaccOne.


OpaccOne Exchange Integration 

Die OpaccOne Exchange Integration besteht aus zwei Hauptbereichen.

1. Abgleich von Kontakten aus der Kontaktplanung.

Basis sind hier Kontaktarten, die entweder als Termin oder als Aufgabe klassifiziert werden. Dazu lassen sich neu bei der Kontaktplanung Beginn und Ende bei Zeit und Datum hinterlegen. Termin-Stati sind: frei, mit Vorbehalt, gebucht, abwesend. 

Es  werden Terminnummer, Kunde, Kontaktperson, Kurzbezeichnung und der ausführliche Text in den Termin oder die Aufgabe nach Outlook übertragen. 

2. Abgleich von SOLL-Zeilen (Planungs-Zeilen) in der Anwendung Service/Kundendienst.

Basis sind hier einzelne Leistungsartikel, die neu entweder als Termin oder als Aufgabe klassifiziert werden können. Es lassen sich neu Beginn und Ende bei Zeit und Datum hinterlegen. Termin-Stati sind: frei, mit Vorbehalt, gebucht, abwesend.

Es  werden Terminnummer, Kunde, Kontaktperson, Dokument-Bezeichnung, Leistungsbezeichnung und der ausführliche Text in den Termin oder die Aufgabe nach Outlook übertragen. 

Bidirektionale Synchronisierung

Der Abgleich erfolgt mit dem Exchange-Server von Microsoft vollautomatisch, nach der Erfassung in OpaccOne oder nach einer Mutation innerhalb von Outlook. 


Abgleich Exchange mit der OpaccOne Kontaktplanung 

Die Kontaktplanung befindet sich bei den Stammadressen.



 

Aufruf der Kontaktplanung.



 

Erfassen eines neuen Eintrages in der OpaccOne Kontaktplanung.



 

Die Kontaktarten lassen sich neu nach Aufgabe oder Termin klassifizieren.



 

Neu werden bei der Kontaktplanung Beginn und Ende bei Zeit und Datum hinterlegt.



 

Ansicht der Eigenschaften des erfassten Kontaktes. Hier wird der Exchange Status der Kontaktart angezeigt. 



 

Die Kontaktarten werden im Arbeitsbereich Adressen im Menue Extras, Kontaktarten klassifiziert.



 

Bei den Kontaktarten werden einerseits der Exchange-Status (Termin oder Aufgabe) und andererseits der Termin-Status (frei, mit Vorbehalt, gebucht, abwesend) festgelegt. 



 

Ansicht des Kontaktes in Outlook: Es werden Terminnummer, Kunde, Kontaktperson, Kurzbezeichnung und der ausführliche Text in den Termin oder die Aufgabe nach Outlook übertragen.



 

Termine und Aufgaben können in Outlook jederzeit verschoben werden. Das kann zeitlich, terminlich und/oder kalenderübergreifend oder von einem Mitarbeiter zu einem anderen erfolgen. 


 

In OpaccOne werden automatisch die Änderungen in der Kontaktplanung nachgeführt. 




 

Abgleich Exchange mit der OpaccOne Anwendung Service/Kundendienst
 

Innerhalb der Artikelbearbeitung lassen sich Leistungsartikel neu als Termin oder Aufgabe definieren.   

Aufruf der Verkaufs-Details



 

In den Verkaufs-Details werden einerseits der Exchange-Status (Termin oder Aufgabe)

und andererseits der Termin-Status (frei, mit Vorbehalt, gebucht, abwesend) festgelegt. 

Es wird ein Service-Rapport mit Soll-Zeilen (Planungs-Zeilen) eröffnet.


 

Innerhalb des Rapportes werden Artikel und Leistungsartikel mit Soll-Zeilen erfasst. 


 

Ansicht des Kontaktes in Outlook: Es werden Terminnummer, Kunde, Kontaktperson, Kurzbezeichnung und der ausführliche Text in den Termin oder die Aufgabe nach Outlook übertragen.


 

Termine und Aufgaben können in Outlook jederzeit verschoben werden. Das kann zeitlich, terminlich und/oder kalenderübergreifend oder von einem Mitarbeiter zu einem anderen erfolgen. 


 

In OpaccOne werden automatisch die Änderungen in der Kontaktplanung nachgeführt. Die Soll-Zeilen Menge wird dabei nicht verändert.