Opacc://OpaccOne> FrontOffice WebCRM Sales

OpaccOne FrontOffice:

WebCRM Sales im Einsatz
bei der WAGNER VISUELL AG, Bachenbülach.

 

Die WAGNER VISUELL AG ist eine in der Schweiz tätige Familien AG in der 3. Generation mit über 40 Jahren Geschichte. Das Unternehmen bietet Lösungen für die visuelle Kommunikation und Organisation: Präsentieren, Informieren, Schulen, Organisieren und Planen. Ihre Stärke ist das Beraten, Installieren und Warten von auf die spezifischen Kundenbedürfnisse abgestimmten Gesamtlösungen. In ihrem Sortiment finden sich Eigenentwicklungen und ein grosses Angebot an Handelsartikeln.

Seit 1997 setzt WAGNER VISUELL AG auf OpaccOne (früher insyde). Ein damals für Beat Wittwer, Unternehmensleiter und Inhaber, schon fast visionärer Entscheid. Nach dem Studium eines "White Paper" von Opacc erkannte er, was eine "durchgängige Internet-Architektur" in den späteren Jahren für sein Unternehmen bedeuten könnte. 2007 erfolgte die Einführung von OpaccOne WebCRMSales für den Aussendienst und seit Mitte 2008 bestellen die Kunden auch direkt im E-Shop (WebShop). Das Opacc Hosting Center in Kriens gewährleistet eine höchste Verfügbarkeit dieser OpaccOne FrontOffice Anwendungen.

Aussendienst 

Der persönliche Beratungs- und Verkaufsbesuch steht am Anfang einer kundenspezifischen Gesamtlösung. Die Aussendienstmitarbeiter sind deshalb "mobile Schaffer" und nur selten im Büro. Mit OpaccOne WebCRM Sales hat der Aussendienst gleich vor Ort die notwendige Datenbasis über alle Geschäftsfälle, über die Verfügbarkeit der Artikel und alle Angaben für das Erstellen von Offerten und Erfassen von kleineren Bestellungen. Für die so im Felde erfassten Aufträge werden im Lager Bachenbülach unmittelbar die Versandpapiere ausgedruckt, die Waren können sofort gerüstet und versandt werden.

Innendienst 

Die Kapazitäten des Innendienstes sollten vermehrt in den Projektbereich gerichtet werden, ohne dass dabei die Service-Qualität und die Kundennähe beeinträchtigt wird. Seit Mitte 2008 bestellen die Kunden direkt im E-Shop (WebShop). Die grösseren Kunden führen ihre Verbrauchs-Artikel unter dem persönlichen E-Shop Account. Bei telefonischen Anfragen gehen Kunde und Innendienstmitarbeiter gemeinsam auf den E-Shop und evaluieren die beste Lösung für das spezifische Kundenbedürfnis. Teure Falschlieferungen werden seither weitgehend vermieden und der Kundendienst beträchtlich entlastet.

Die rund 20'000 bestehenden Kunden bestellen im Durchschnitt alle 3 bis 4 Jahre. 50% der Aufträge sind Nachbestellungen von Verbrauchsmaterialien unter CHF 200.--. Viele der 4'000 Artikel bedürfen aber Erklärungen und sind nicht immer sofort eindeutig identifizierbar.

Kunden 

Die Lancierung des E-Shop (WebShop) im 2008 bedurfte deshalb eines nochmaligen zusätzlichen Efforts in die Basis der Artikel- und Produkt-Informationen. Für viele Produkte mit höherem Informationsbedarf wurden längere Textinformationen, grössere Bilder und auch Videoclips eingebunden. Im E-Shop erfolgt quasi das erklärende Kunden-Verkaufsgespräch in Worten und Bildern. Mehr noch: Bei gewissen Produkten werden ergänzende Zubehör- und Verbrauchsartikel gleich für ein Mitbestellen vorgeschlagen. Weiter hat der Kunde Einsicht in seine Konditionen, in das Archiv all seiner Bestellungen der vergangenen Jahre, und er kann sich sein eigenes Sortiment anlegen und so bei der nächsten Bestellung Zeit sparen.

Der E-Shop erweist sich als detaillierter elektronischer Katalog, verbunden mit einfacher Self-Service-Bedienung, jedoch mit mächtiger Funktionalität im Hintergrund. Eine Auftragserfassung durch den Innendienst mit dem E-Shop geht jetzt schneller als in der Auftragserfassung innerhalb von OpaccOne BackOffice. Mit der neu geschaffenen Datenbasis wird auch die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden substantiell verkürzt und wesentlich verbessert.

Die E-Shop-Bedienung und Produkte-Informationen sind in deutscher und französischer Sprache gegeben.

Resumé 

Gedanken und Fazit von Beat Wittwer, Unternehmensleiter und Inhaber der WAGNER VISUELL AG in Bachenbülach:

"Mit der Einführung von OpaccOne WebCRM Sales und der Überarbeitung der Produkte-Informationsbasis optimierten wir die Auftrags-Prozesse, realisierten vorhandenes und neues Potential und nutzen neu geschaffene Synergien.

Bei Besuchen oder im telefonischen Gespräch mit dem Kunden wirken wir kompetent, denn wir haben sehr schnell Zugriff auf die richtigen Informationen, über Produkte und vergangene wie aktuelle Geschäftsfälle.

Der E-Shop geniesst bei unseren Kunden eine hohe Akzeptanz. Die Kunden schätzen und nutzen die erweiterte Produkt-Informationsbasis und auch den Einblick in ihren persönlichen Account, wo alle bisher gekauften Artikel (online sowie konventionell) registriert sind. Jede Kunden-E-Shop-Bestellung entlastet den Verkaufs-Innendienst.

Nach vorgängiger Prüfung entschieden wir uns bewusst für ein Hosting von OpaccOne FrontOffice im Opacc Hosting Center in Kriens. Opacc bietet eine Verfügbarkeit der Anwendungen von annähernd 99,9%. Wir wickeln heute rund 9% der ausgehenden Aufträge mit dem E-Shop oder mit WebCRM Sales ab. Das sind Umsätze, die positive Deckungsbeiträge generieren. Die WAGNER VISUELL AG wird von der Kundschaft als kompetente Partnerin mit viel Service-Qualität wahrgenommen.

Nicht genug betont werden kann die einheitliche Prozedur- und Datenbasis für sämtliche Anwendungen. Bei einem Erweiterungsprojekt bleibt alles Vorhandene bestehen. Eine Änderung in der Artikelverwaltung von OpaccOne BackOffice wird sofort im E-Shop beim Kunden sichtbar. Bestellungen vom E-Shop oder vom Aussendienst gehen medienbruchfrei direkt durchs System, so dass im Lager unmittelbar die Rechnung, der Liefer- und der Rüstschein ausgedruckt und die Artikel gleichentags versandt werden können. Dies alles bedeutet: Wertvolle Zeit gewinnen, Fehler vermeiden und damit eine bedeutende Effizienzsteigerung für den ganzen Betrieb. Nach aussen wirkt WAGNER VISUELL AG kompetent und schlagkräftig."

Einblick in OpaccOne WebCRM Sales und OpaccOne WebShop (E-Shop)
bei der WAGNER VISUELL AG:

(Hinweis: Für eine höhere Bildqualität der Abbildungen zoomen Sie die Ansicht des Browsers)

Zum Einstieg

Vereinfacht formuliert bildet OpaccOne WebShop (E-Shop) eine Teilmenge von OpaccOne WebCRM Sales. Primär richtet sich WebShop an den Kunden und WebCRM Sales an die Mitarbeitenden im Aussendienst.

Beide dieser FrontOffice Anwendungen basieren auf OpaccOne Application Services und es steht die gesamte Prozedur- und Datenbasis des OpaccOne Business Servers zur Verfügung.

Innerhalb des E-Shops sind Informationen in der Tendenz eher verdichtet und die Funktionen vereinfacht oder eingeschränkt. In WebCRM Sales hingegen sind die Informationen detaillierter und die Anwendungen breiter und tiefer. Das lässt sich alles Ziel und Aufgaben bezogen flexibel bestimmen und einrichten.  

WebCRM Sales

Suche von Kunden oder Kontaktpersonen mittels Volltext-Funktions-Suche (dazu gehört auch die Kunden-Nummer). Beispiel: Gesucht wird die Muster AG

Ansicht Trefferliste: Die Liste zeigt 4 Treffer, darunter auch die Muster AG in Zürich. Von dieser kann in die Liste der Kontakt-Personen der Muster AG verzweigt werden. Mit dem Anklicken des Buttons Offerte oder Bestellung würde die Muster AG für Bearbeitungen "aktiv" gestellt.

Ansicht der letzten 20 Lieferungen an verschiedene Kunden des Wagner Visuell Mitarbeitenden Beat Wittwer.  Zur Orientierung, für ein Nachfassen oder die Vornahme weiterer Aktivitäten.

Ansicht der Kontaktpersonen der Muster AG. Durch das Drücken auf einen der Button "Offerte" oder "Bestellung" wird die Muster AG "aktiv" gestellt. Damit erscheinen weitere Fakten und Daten zum Kunden, das Kundendossier wird freigegeben, und optisch ist in grüner oder roter Farbe ersichtlich, ob eine Offerte oder eine Bestellung eröffnet wurde.

Ansicht einer offenen Bestellung. Alle in OpaccOne hinterlegten Konditionen wie Rabatte und Zuschläge sind in OpaccOne FrontOffice verfügbar. Das gilt auch für die unterschiedlichen Artikel- und Set-Arten. Am Beispiel hier kann der mobile Mitarbeiter auch individuelle Artikel (Pseudo-Artikel) erfassen, den Preis erfassen, Verhandlungsrabatt gewähren, Auskünfte zur Disponibilität und auch zu den Transportkosten geben.

Beispiel Ansicht "Statistik" im Kunden-Dossier der Muster AG zurück bis ins Jahr 2001. Es sind dies auch die Zahlen, wie sie in OpaccOne BackOffice sichtbar sind, jedoch mobil unterwegs. 

Ansicht einer Trefferliste für die Volltext-Produktsuche nach "Vistasch". Die Lagermengen werden mit konkreten Zahlen angezeigt und nicht nur einfach mit dem "Verfügbarkeits-Häkchen". In diesem Beispiel ist noch kein Kunde für eine Offerte oder eine Bestellung aktiviert, somit sind die Felder für eine Mengeneingabe gesperrt.   

WebShop

Das Dossier "Produkte" bietet unterschiedliche Möglichkeiten für die Suche und das Finden von Artikeln und Produkten:

Beispiel: Suche eines Artikels mittels Volltext-Funktions-Suche (dazu gehört auch die Artikel-Nummer). Beispiel: Gesucht werden transparente Wandanzeigetaschen. Zur Bestimmung der richtigen Ausführung dieser Taschen erscheint jetzt nicht einfach eine Liste mit grösserer Anzahl Produkten. Mittels der in der Artikelverwaltung hinterlegten Hierarchie wird der Kunde zur richtigen und gewünschten Ausführung geführt. Mit dem gefundenen Artikel kann gleich in den Warenkorb verzweigt werden. Oder der Artikel lässt sich mit einem Klick unter "Meine Favoriten" platzieren. 

Artikel-Suche direkt mittels Durchklicken durch die Artikel-Hierarchie. Hinweis: Es lässt sich festlegen, welche Artikel innerhalb eines Shops angeboten werden sollen. Innerhalb von WebCRM Sales wären bei dieser Bildschirm-Ansicht höhere Artikel-Anzahlen je Gruppe ersichtlich.  

Detaillierte Artikel- und Produktinformation mit ausführlichem Text und Einbindung von Bild und Videoclip zur genauen Bestimmung und Identifikation.

Handhabung von Optionssets in WebCRM Sales oder im E-Shop: Optionssets sind Artikel, die sich aus zwei oder mehreren Einzelteilen oder Einzelartikeln zusammensetzen und so erst ein Vollständiges Ganzes bilden. Beispiel einer Pflegedokumentations-Mappe, für deren Vollständigkeit es einer Wechselkopfleiste bedarf. Von dieser Wechselkopfleiste gibt es verschiedene Ausführungen. Mit dem Anklicken des Symbols Warenkorb öffnet sich das Optionsset.

Ansicht des geöffneten Optionsset der Pflegedokumentations-Mappe: Von den 6 verschiedenen Wechselkopfleisten ist eine auszuwählen. Anzahl Artikel zur Aus- oder zur (Pflicht)Zuwahl sind nicht begrenzt.

Ansicht der Optionsauswahl im Warenkorb. Zusammenstellung des Artikels in hierarchischer Form mit einem einzigen Preis. Der Warenkorb bei der Wagner Visuell AG ist von hoher Informationsfülle geprägt. Zu- oder Abgänge werden immer gleich nachgerechnet. Die mächtige ERP-Funktionalität im Hintergrund ist unverkennbar.

Ansicht von Bestellvorschlägen: Präsentation zusätzlicher Artikel im Kontext zu einem bestimmten Artikel. Bspw. Zubehör, Verbrauchsmaterial, der gleiche Artikel in einer anderen Farbe oder Ausführung usw.

Unter "Meine Favoriten" lassen sich beliebige Artikel zusammenfassen und damit ein individuelles Sortiment bilden.

Benutzerführung und Artikel-Information ist auch in französischer Sprache gegeben. Diese Arbeiten sind noch nicht abgeschlossen.

Im Dossier "Meine Daten" ist ein detaillierter Einblick auf die offenen Posten und in die letzten 20 Lieferungen gegeben. Kunden bestellen des Öfteren "das Gleiche wie beim letzten Mal". Die Einsicht in die "eigenen" Dokumente im E-Shop vereinfacht ein Nachbestellen.

Beispiel: Ansicht der vergangenen Lieferscheine. Mit dem Lieferschein 102481 wurden mehrere Artikel bezogen. Zwei davon sollen noch einmal bestellt werden.

Wird die Dokumentnummer (102481) angeklickt, so werden alle Dokument-Positionen aufgelistet sowie weitere Dokument-Daten angezeigt. Bestellt werden sollen nochmals die Preiswerte Universalhalterung (Artikel 21755) und das Monitorkabel VGA (Artikel 20782). Einfach die Menge eingeben, auf den Button "in den Warenkorb" klicken...

... und schon sind beide Artikel im Warenkorb erfasst, der Gesamtbetrag in allen Details errechnet und alles ist bereit für ein Anklicken, resp. Auslösen der Bestellung.

Ansicht Archiv und Statistik im Dossier "Meine Daten": Im Archiv lassen sich alle Warenkörbe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften der vergangenen Jahre einsehen. Eine Erleichterung für spätere Suchen und Bestellungen. In der Statistik sind die Umsätze je Warengruppe der vergangenen 10 Jahre einsehbar.