Die GYSO AG ist ein schweizerisches Familien-Unternehmen mit über 90 Mitarbeitenden und bietet eine hochstehende, umfassende Palette von Bau- und Fahrzeugprodukten für die Bereiche Kleben, Dichten, Schützen. Produkte- und Einsatzberatung durch den Aussen- und Innendienst sind ein wichtiger Faktor. Ergänzend dazu bestehen für die meisten dieser Produkte Technische Datenblätter (TDB) mit detaillierten Produkt- und Anwendungs-Beschreibungen sowie Sicherheitsdatenblätter (SDB) mit der Definition der chemischen Inhaltsstoffe und wie damit umgegangen werden muss.

 

Trotz der Bedeutung dieser Daten- und Sicherheitsblätter ist deren Nutzung und Einsatz ohne Regelmässigkeit und oft ad hoc und sporadisch. Die Ablage, die Suche, die Handhabung, die Versionierung, und ganz allgemein, die Bewirtschaftung dieser Dokumente war bis vor einigen Monaten nicht optimal und auch immer wieder mit Zeitverlusten verbunden. Im Rahmen des weiteren Ausbaus von OpaccOne beabsichtigte die GYSO AG auch den Einsatz von FrontOffice WebShop und des OpaccOne Dokument-Management und -Archivierungs-Systems (DMAS). Diese Ausgangslage wurde gleich auch für die Konzeption einer vollkommen neuen Lösung für die Technischen Daten- und Sicherheitsblätter genutzt.

 

All diese Dokumente sind zusammengefasst als PDF-Dateien zentral in OpaccOne DMAS abgelegt. Die Zuordnung dieser Dateien ist auf der Ebene Artikel-Gruppe. Wird im neu gestalteten elektronischen Produkt-Katalog - direkt auf der Home-Seite oder im Webshop - eine bestimmte Produkt-Gruppe oder ein Einzel-Artikel aufgerufen, so erfolgt automatisch "im Hintergrund" auch eine Abfrage an OpaccOne DMAS nach PDF-Dokumenten zur Artikel-Gruppe. Sind Dokumente vorhanden, so ist dies gleich oder innerhalb eines Subfensters ersichtlich, und ein Download kann unmittelbar erfolgen. Diese Konstellation beschränkt sich nicht nur auf technische Dokumente. Es lassen sich auch Dokumente (z.B. Prospekte) für Aktionen, Produktbilder oder z.B. auch Videos für Montage-Anweisungen einbinden. Dokumentation aus OpaccOne DMAS im Self-Service: Sei dies für die internen und externen Mitarbeitenden der GYSO AG. Sei dies für Kunden, Interessenten, Behörden, Sachbearbeitende, Ingenieure oder auch Montage-Teams.

 

 

Einblick in die OpaccOne FrontOffice Anwendung bei der GYSO AG:

 

Aspekt Produkt-Information als webbasierter Self-Service unter Miteinbezug von OpaccOne DMAS:

(Hinweis: Für eine höhere Bildqualität zoomen Sie die Ansicht des Browsers.)

 

 

 

Grundidee

 

Die Zusammenführung sämtlicher "technischen Dokumente" und deren zentrale Bewirtschaftung und Ablage innerhalb des OpaccOne Dokument-Management- und -Archivierungs-System (DMAS) als PDF-Dateien.

 

Zugriff auf die "technischen Dokumente" als webbasierter Self-Service innerhalb des elektronischen Produkt-Kataloges für interne und externe Anwender.

 

Dieser neue webbasierte Self-Service soll ausbaubar sein und sich nicht nur auf "technische Dokumente" beschränken.

 

 

Umsetzung

 

Aus der Sicht des Anwenders:

Bei einer Artikel-Suche oder einem Artikel-Aufruf innerhalb des elektronischen Produkt-Kataloges ist für den Anwender sofort ersichtlich, ob "technische Dokumente" vorhanden sind. Gibt es Dokumente, so wird dies standardmässig angezeigt, quasi als Bestandteil der Artikel-Gruppen- oder Einzel-Artikel-Spezifikation. Vorhandene "technische Dokumente" können gleich eingesehen oder heruntergeladen werden.

 

Aus technologischer Sicht:

Das Hosting der OpaccOne FrontOffice Anwendungen, und damit auch des elektronischen Produkt-Kataloges, erfolgt im Hosting-Center bei Opacc in Kriens. Die physische Ablage der "technischen Dokumente" in OpaccOne DMAS ist bei der GYSO AG in Kloten. Bei jeder Artikel-Suche oder jedem Artikel-Aufruf erfolgt automatisch "im Hintergrund" auch eine Abfrage an OpaccOne DMAS bei der GYSO AG nach "technischen Dokumenten" zur Artikel-Gruppe. Sind solche Dokumente vorhanden, so wird dies beim Anwender im Browser an den vorgesehenen Orten angezeigt.

 

 

Schema: Zugriff auf die "technischen Dokumente" der GYSO AG als webbasierter Self-Service unter
Miteinbezug von OpaccOne DMAS.

 

 

 

Ansicht der Startseite von der WebSite von GYSO. Die elektronischen Kataloge für die Bau- und die Fahrzeugprodukte lassen sich hier oder innerhalb des WebShops einsehen. Preisinformationen sind erst nach einem Login in den WebShop verfügbar.

 

 

 

Hierarchische Artikelsuche im elektronischen Katalog vom Feinsten: Intuitive Benutzerführung, klare Gliederung, klar formulierte Gruppierungen,  visuelle Unterstützung, übersichtliche Präsentation. Nebst der hierarchischen Suche gibt es erweiterte Suchmöglichkeiten, bspw. nach Stichworten (Schnellsuche), Artikelnummern, Gebinde.

 

Beispiel: Suche nach dem Technischen Datenblatt und dem Sicherheitsdatenblatt des PU-Montageklebers  "GYSO-PUR 8300":

 

Dieser Kleber ist ein "Bauprodukt" in der Hauptgruppe "Klebstoffe"...

 

 

 

...innerhalb der Hauptgruppe "Klebstoffe" befindet sich dieses Produkt unter der Subgruppe "Montagekleber PU"...

 

 

 

...die Subgruppe "Montagekleber PU" wiederum besteht aus den Artikel-Gruppen "Flex 555", "PUR 8300", "PUR 8300 Rapid" und "PUR P-520-K". Die Technischen Datenblätter und die Sicherheitsdatenblätter beziehen sich immer auf eine Artikel-Gruppe. Entsprechend erfolgt "systemseitig" der DMAS-Dokument-Aufruf sowie die Präsentation (Anzeige vorhandener Dokumente) immer auf der Ebene Artikel-Gruppe.

 

 

 

Ansicht Artikel-Gruppe "GYSO-PUR 8300" mit Artikel-Gruppentext. Innerhalb dieser Artikel-Gruppe besteht nur ein Artikel. Die Artikel innerhalb einer Gruppe sind in der Regel nahezu identisch. Sie unterscheiden sich bspw. durch die Farbe, die Grösse des Gebindes, andere Masse usw. Durch Anklicken des Links "Produktdokumente"... 

 

 

 

...erweitert sich das Fenster und sämtliche für die Gruppe vorhandenen Dokumente werden aufgelistet. Diese Basis ist erweiterbar, z.B. für Prospekte, Aktionsblätter, Bilder für die Montage oder auch Video-Clips.

 

 

 

Beispiel: Ansicht Technisches Datenblatt (TDB) zu "GYSO-PUR 8300" innerhalb des Browsers (hier Chrome). Die PDF-Datei kann auch abgespeichert werden.

Beispiel Technisches Datenblatt PDF-Datei

 

 

 

Beispiel: Ansicht Sicherheitsdatenblatt (SDB) zu "GYSO-PUR 8300" innerhalb des Browsers (Chrome). Die PDF-Datei kann auch abgespeichert werden.

Beispiel Sicherheitsdatenblatt als PDF-Datei