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Schon in den frühen Zeiten der IT erkannte man den Nutzen eines elektronischen Transfers von Daten und Informationen von einem IT System zu einem anderen. Erfassungsaufwand und Fehlerquoten liessen sich damit reduzieren und die Konsistenz der Datenbasis erhöhen. Dazu wurden die zu transferierenden Daten vom Sendersystem auf einen Datenträger exportiert und von diesem beim Empfängersystem importiert. Mit den Jahren erfolgten solche Prozesse auch direkt von Maschine zu Maschine. Solche Datentransfers wurden hauptsächlich für die Erfassung und Pflege umfassender Stammdaten vorgenommen. Aber schon damals musste vorgängig sauber ausspezifiziert werden, was, wie, wo, wann und in welcher Form ausgelesen und was, wie, wo, wann und in welcher Form eingelesen werden soll. Es handelte sich praktisch nur um individuelle Abmachungen, und nicht um solche, die auf einer anerkannten Norm basierten.
Die Erwartungen von hohem Nutzen einer Kommunikation von Maschine zu Maschine waren zu allen Zeiten der noch kurzen Informatikgeschichte gross. Wie so oft ersehnte man sich von der Informatik "Wunder". So im Sinne "Knopf drücken und der Rest erledigt das System". Solche Vorstellungen lassen sich heute in der Praxis erfolgreich umsetzen. Basis dazu sind unter anderem der Einsatz und die Anwendung anerkannter Normen und Regeln wie UN/EDIFACT oder auch swissDIGIN. Mit Maschinen- zu Maschinen- oder IT- zu IT-Kommunikation sollen Medienbrüche vermieden werden. Hierin liegt das Potential und die Herausforderung zugleich. Gelingt dies erfolgreich, so werden bei gesteigerter Transparenz substantielle Kosten- und Geschwindigkeitsvorteile erzielt. Der Weg dazu erfordert jedoch Beharrlichkeit, Weitsicht und Freude an Details.
Die Eliminierung eines Medienbruches ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Ausgangs-Rechnungen werden nicht mehr gedruckt, der Versand und die Archivierung erfolgen elektronisch. Diese Rechnung wird beim Empfänger als Eingangs-Faktura übernommen und in seinem ERP- und Finanz-System weiter bearbeitet, bezahlt und elektronisch archiviert. Da ist jetzt noch ein Haken: Rechnungen beinhalten MWST und dazu gibt es Anforderungen an deren Konformität und deren Archivierung. Es kommt ein Dritter ins Spiel, ein zertifizierter Service-Provider, der mittels digitaler Signatur die Konformität der Rechnung begründet und sicherstellt und dazu spezifische Dienstleistungen für die Übermittlung und Archivierung bietet. Kunden, resp. die Rechnungsempfänger schreiben den Service Provider vor. KMUs mit mehreren Grosskunden müssten oftmals mit mehreren Serviceprovidern zusammenarbeiten, deren Interoperabilität noch nicht überall gegeben ist. Es gibt auch noch andere Lösungen. Fragen Sie Ihren Opacc Ansprechpartner.
Zum Thema E-Invoicing hielt Walter Bartolotta, Projektleiter und Partner von Opacc, am Herbstanlass der Opacc UserGroup ein spannendes Referat und leuchtete dabei das Wesen und die Hintergründe zu EDI, UN/EDIFACT und E-Invoicing aus. Ist EDI ein eher genereller Ausdruck für Vieles und Ungenormtes bezüglich Datenaustausch, so ist UN/EDIFACT ein durchnormiertes Verfahren für alle Bereiche der Unternehmung (z.B. Bestellung, Lieferung, Rechnung). Beim E-Invoicing handelt es sich "nur" um eine elektronische Rechnung. Kern dabei ist die MWSt-Konformität. Mit der Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (EIDI-V) gibt es Vorschriften und es kommt ein neuer Mitspieler, ein zertifizierter Service-Provider, mit ins Boot. Der Rechnungsempfänger (meistens Grosskunde) gibt diesen vor, z.B. Paynet, Postfinance oder Swisscom IT-Services. Walter Bartolotta zeigte Wege für das Vorgehen zur Realisierung von E-Invoicing auf. Es bedarf vorgängig einer vertieften Analyse und Priorisierung. Fast bei jedem Unternehmen wird der Lösungs-Ansatz ein anderer sein. Für Unternehmen, die bereits UN/EDIFACT einsetzen, kann der bestehende Service-Provider durchaus auch der Partner für E-Invoicing sein. Unternehmen mit mehreren Grosskunden könnten einen eigenen Provider, der wiederum die Provider der Grosskunden bedient, "dazwischenschalten".
Klicken Sie hier für die Powerpoint-Unterlagen zum Referat von Walter Bartolotta.
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