Die kdmz ist ein Amt der Finanzdirektion des Kantons Zürich. Sie ist die zentrale Beschaffungs- und Dienstleistungsstelle für die kantonale Verwaltung und weitere bezugsberechtigte Stellen des Kantons Zürich. Kundenzufriedenheit durch Kundennutzen stehen im Zentrum der Geschäftstätigkeit. So wird die gesamte Unternehmensstruktur permanent und konsequent den neuen Marktanforderungen angepasst. Dies geradezu mit Vorbildfunktion. Bereits 1998 legte kdmz mit einem E-Shop den Grundstein für eine effiziente Plattform zur Beschaffung von Büromaterialien und Bürosystemen. Seither werden die Leistungen, die kdmz ihren Kunden via E-Business zur Verfügung stellt, kontinuierlich erweitert.

Die Opacc UserGroup war am 20. November 2008 Gast bei der kdmz. Christian Erzinger, Geschäftsführer der kdmz, begrüsste die Teilnehmer der UserGroup und hiess alle für einen spannenden, erkenntnisreichen Nachmittag herzlich willkommen. Cris Wouters, Projektleiter und Partner von Opacc, stellte das Programm für den Nachmittag vor:

• Vorstellung der kdmz
• E-Procurement am Beispiel UniversitätsSpital: Beschaffung und Integration der Prozesse mit kdmz aus der Sicht des Kunden
• E-Procurement Lösung mit OpaccOne bei kdmz
• Betriebsrundgang
• OpaccOne News aus der "Softwareküche"

Wer ist die kdmz? Darüber orientierte Esther Peterhans, Leiterin E-Business und Mitglied der Geschäftsleitung der kdmz. Die kdmz ist eine zentrale Beschaffungsstelle für Produkte und Dienstleistungen im administrativen Bereich. Die Versorgung hat nach effektiven und effizienten Grundsätzen und zu kostendeckenden Preisen zu erfolgen. Dass nach dieser Maxime gelebt und gehandelt wird, zeigt sich bei allem wie eine rote Richtschnur. Wer einen Unterschied zwischen einem privat oder staatlich geführten Unternehmen sucht, findet keinen. Ausser seitens der Kundschaft - hauptsächlich staatliche Institutionen und Stellen - und teilweise seitens der Produkte, wie Formulare oder Gesetzeswerke.

Im Jahre 1997 erfolgte bei der kdmz eine völlige Um- resp. Neuorientierung. Mit ein Grund dazu war der geforderte Spardruck. Potentiale in der Beschaffung sollten genutzt werden. Andererseits bestand und besteht das Faktum, dass bei gewissen Produkten/Leistungen einer hohen Komplexität nur wenig Transaktionen gegenüberstehen. Die ganze Bestell- und Lieferabwicklung bis zur Fakturaverbuchung soll medienbruchfrei erfolgen. Die gleiche Plattform soll für Physische wie auch Digitale Produkte (Formulare) eingesetzt werden. Innerhalb mehrerer Projektschritte entwickelte sich die kdmz zum E-Procurement-Provider, so für das UniversitätsSpital Zürich.

Fakten und Zahlen zur kdmz

Kunden:

• Kantonale Verwaltung (Direktionen und Staatskanzlei)
• Betriebe und Institutionen mit Unterstützung oder Beteiligung der öffentlichen Hand
• Gemeinden
• Private

Sortimente/Dienstleistungen:

• Büromaterial und Reinigungsmittel
• Drucksachen, Fromulare (digitale, intelligente), Kommunikationsmittel
• Informatik, Kopie, Büromaschinen
• Informatik- und Organisationsberatung

Kompetenzen/Tätigkeiten:

• Vom "Beschaffungs-Treuhänder" bis hin zum E-Procurement-Provider
• Gestaltung und Druck
• Beratung in E-Business, Hotline, Ökologie, GU
• Entsorgungsservice

Kennzahlen:

• Kunden öffentliche Verwaltung: 5'400
• Kunden private: 50'000
• Anzahl Aufträge, total: 98'000
• Davon Anzahl Auftrag via E-Shop: 45'000
• Artikel Formulare und Druckschriften: 2'000
• Artikel Büro-/Reinigungsmaterial: 2'500
• Artikel Informatikprodukte: 8'000
• Fläche: 4'500 m2
• Mitarbeitende: 55
• Umsatz: 45 Mio.

Für das UniversitätsSpital (USZ) ist die kdmz die einzige Lieferantin für Büromaterial und Formulare. Beat Hossle, stellvertretender Einkaufsleiter des USZ, informierte sehr eindrücklich über E-Procurement mit der kdmz, die damit verbundenen Projekte und über den laufenden Betrieb. Anstoss für dieses Vorhaben war der Entscheid, innerhalb des USZ keine internen Lager mehr für Büromaterial und Formulare zu führen. Die Bestell- und Auftragsabwicklung soll im E-Shop der kdmz und nicht im USZ-SAP-System abgebildet werden. Es darf zu keinen Mehrkosten führen. 2007 erfolgte ein Umsatz vom USZ mit der kdmz von 2,8 Mio mit total 35'700 Lieferpositionen.

Geradezu lehrreich, aber auch bestätigend, waren seine Ausführungen zu den Erfolgsfaktoren. Da sind einerseits die Möglichkeiten, die kdmz als Partnerin und verbunden mit der Leistungsfähigkeit des E-Shops bietet. Andererseits sind es auch gestalterische Massnahmen innerhalb der Prozesskette. So zum Beispiel ein Verzicht auf Nachlieferungen ab einer gewissen Erfüllungsquote oder dass nur fehlerhafte Lieferungen quittiert werden. Oder offene Bestell-Listen zur Vermeidung von Mehrfachbestellungen bei Schicht-Wechseln, der Warenfluss des Büromaterials wird mit dem des medizinischen Materials kombiniert, Einsatz normierter Boxen und Strichcodes zur Kennung und Steuerung, usw.

Für einen dauerhaften Erfolg eines solchen E-Procurement-Systems ist die Benutzerakzeptanz entscheidend. Hier ist vor Augen zu halten, dass 750 Benutzeraccounts und 65 Leistungszentren bestehen. So muss sich das "Bestell-System" praktisch selbst erklären und leicht lernbar sein. Auch sollte das Gesuchte schnell auf eine einfache Weise gefunden werden. Die hohe Zuverlässigkeit des Lieferanten ist wichtig, so dass das Material zur richitgen Zeit am richtigen Ort ist.


Wie zeigt sich das System für die Benutzer am UniversitätsSpital konkret am Bildschirm? Esther Peterhans und Reto Schwarz, Projektleiter bei Opacc, präsentierten die Möglichkeiten des kdmz E-Shops gleich am Beispiel des Kunden USZ für die unterschiedlichen Rollen der Nutzer: Besteller, Klinikleiter, Administrator USZ, kdmz. Von der Artikelsuche zur Bestellung bis hin zur Freigabe von Rechnungen bis zur Sortimentsgestaltung. E-Procurement mit kdmz bedeutet, dass Kunden kein eigenes System mehr für die Beschaffung benötigen. Es erfolgt nur noch die Übermittlung der Finanzdaten. Der komplette Beschaffungsprozess der Produkte, welche kdmz liefert, wird auf dem kdmz System (OpaccOne) verarbeitet.

Unter der Führung von Stefan Sandmeier, Marketing und Verkauf bei kdmz, und Esther Peterhans erfolgte eine Führung in zwei Gruppen durch die kdmz. Es klingt in einem nach, was medienbruchfreie Prozessgestaltung und die damit verbundene Senkung von Transaktionskosten bedeutet. So freut es, dass kdmz bezüglich E-Procurement bereits mit einem weiteren Grosskunden in der Pilotphase ist.


Rolf B. Künzi, Product-Manager und Partner bei Opacc, hatte zum Thema "OpaccOne News aus der Softwareküche" eine Fülle an Informationen, Möglichkeiten und Beispielen zusammengetragen. Bei zahlreichen der vorgestellten Neuerungen handelt es sich um substantielle "Erweiterungen der inneren Werte". Sie erleichtern und vereinfachen Abläufe oder bieten neue (Detail-)Möglichkeiten des Einsatzes. Einige Stichworte dazu: Auftragsänderungs-Cockpit, DIY-Hotkeys für Business Controls, beliebige Anzahl Barcodes für Artikel und Varianten, Bearbeitungsstati auf Verkaufs-Dokumentebene zu Koppelungen für den Einkauf, Enterprise Research, Simulation von Artikel-Einheiten, Ausbau des Bildeinsatzes bei Artikel und Dokumenten, Auftrags-MIS und Budgetierung, Kundenstatus auch für den Service, usw.

Nach dieser Präsentation dankte Cris Wouters im Namen aller Teilnehmer und auch im Namen von Opacc der kdmz als Gastgeberin und allen, die zum guten Gelingen des Anlasses beigetragen haben. Es erfolgte ein Umzug ins Restaurant Mezzo für ein gemeinsames Nachtessen und einen weiteren Gedankenaustausch.

Nächster Opacc UserGroup Anlass: 7. Mai 2009 bei der Gyso AG, Kloten.

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Bildimpressionen des Besuches bei der kdmz vom 20. November 2008: